krewDataは新オプション機能として、kintoneと商奉行クラウド・蔵奉行クラウドのデータ連携を実現する「奉行連携オプション」の提供を開始しました。
本ブログでは、奉行連携オプションで実現できる業務シナリオをご紹介します。
kintoneと奉行クラウド、両方使っているなら知っておきたい データ連携で広がる業務改善パターン
基幹業務をしっかり支える奉行クラウドと、現場の業務に合わせて柔軟にアプリを作れるkintone。
この2つを併用している企業は少なくありません。会計や販売管理は奉行クラウドに任せつつ、案件管理や在庫管理、各種申請・承認といった現場寄りの業務はkintoneで回す。奉行クラウドの標準機能に可能な限り業務を合わせ、それ以外の細かな運用はkintoneで柔軟に補う、いわゆる「Fit to Standard」の考え方にも沿ったバランスのいい構成です。
ただ、実際に運用してみると、こんな場面に心当たりはないでしょうか？
- 見たい切り口で分析するためにExcelに出力して集計している
- システム間で転記する際に手入力が発生する
本記事では、kintoneプラグイン「krewData」を使った奉行クラウドとの連携で実現できる業務改善パターンを、よくある課題ごとに整理してご紹介します。
売上・予実が見たい切り口や観点で見えない
売上データ自体は奉行クラウドに日々蓄積されています。この売上データを使って現状把握を行う際には、得意先・エリア・担当者・製品別の件数や金額や推移など1つのデータを複数の観点から確認したいものです。
そのためにExcelに出力して指標単位にグラフを作成したり、データの加工が伴うという業務フローも少なくないのかなと思います。
さらに、予算はkintone、実績は奉行クラウドという管理になっていると、毎月の予実確認のたびにExcelを開いて突き合わせる……という作業が定番化しているケースも珍しくありません。
課題あるある
- 売上の全体数字は見られるが、部門別や担当者別にするのが手間
- 予算と実績が別管理で、突き合わせ作業に時間がかかる
- 得意先ごとの売上傾向を確認したいが、都度データ集計しないと見られない
krewDataを使った改善パターン 
- 売上伝票をエリアごとに集計する ― 地区区分・都道府県別に売上金額を集計。地域特性の把握や注力エリアの判断に役立ちます。
- 売上伝票を部門ごとに集計する ― 部門別に実績を自動集計。現状把握と次のアクションにつなげやすくなります。
- 担当者ごとの予算達成状況を把握する ― kintoneの予算アプリと奉行の売上実績を結合し、差異や達成率を自動計算。月次のPDCAが回しやすくなります。
- 売上伝票を得意先別に集計する ― 取引先ごとに売上金額と件数をまとめて集計。販売戦略の検討材料として活用できます。
奉行クラウドに蓄積された売上データを、kintone上で「見たい粒度」に加工して活用することで、連携の効果を実感しやすくなります。
営業活動の情報を商奉行クラウドに転記している
kintoneで案件管理を行っていて、得意先や金額、商品等のデータはすでにあるのに、商奉行クラウドに登録する際に手入力が発生したらデータの入力間違いが発生してしまいそうですよね。
課題あるある
- 受注情報を経理部門に依頼して別途受注伝票として入力してもらっている
- データ転記になるため、間違いがないか注意しながら登録が必要
krewDataを使った改善パターン
- 受注ステータスになった情報を奉行に連携する ― kintoneのプロセス管理で承認済みになったレコードだけを対象に、受注伝票として奉行へ連携します。データチェックコマンドを挟めば、奉行側で受け入れ可能な形式かどうかも事前に確認できます。
- 見積データを奉行に連携する ― 見積情報も同じ仕組みで、承認後のデータを奉行側へつなげられます。
営業担当者はkintoneだけで完結し、基幹側は奉行クラウドで正しくデータが管理される。間の転記作業をなくせるだけで、日々の運用はかなり変わります。
マスタが散らばって、データの整合性が取れない
売上集計や受注連携の話をする前に、実はもっと手前の問題として「マスタの二重管理」があります。
基幹システムには取引済顧客が新規で登録され、kintoneには見込み顧客を含めての情報が管理されている場合、kintone側からデータのアップデートをしたいシーンや、奉行側に登録されたデータも含めて案件管理していきたいなど、データを双方のシステムでやりとりしたいニーズの多い業務です。
双方の更新情報が人の判断ではなくシステムで判断できるようになればマスタ整備が格段に改善されます。
課題あるある
- 顧客情報がkintoneと奉行で微妙に食い違っている
- 担当者の異動や組織変更がどちらか一方にしか反映されていない
- プロジェクト情報を両方のシステムで別々に管理している
krewDataを使った改善パターン 
- 得意先マスタの同期（奉行→kintone） ― 奉行クラウドの得意先情報をkintoneへ自動反映。得意先コードをキーにした差分連携ができるので、変更があった情報だけを効率よく同期できます。
- 得意先マスタの同期（kintone→奉行） ― kintone側で承認を得た顧客情報を奉行側にも連携可能です。
- 担当者マスタの同期 ― 奉行で管理している従業員情報をkintoneに取り込みます。新入社員の入社や組織変更にもすぐ対応できるようになります。
- プロジェクトマスタの同期 ― 奉行のプロジェクト情報をkintone側のルックアップマスタとして活用できます。
地味に見えるマスタ同期ですが、ここが整っていることで後続の集計・分析・連携すべてがスムーズになります。データ活用の土台として最初に手をつけておきたい領域です。
プロジェクト単位で採算を見たい
奉行クラウドでは伝票内にプロジェクトを登録することができ、売上データにもプロジェクト情報を付加することができます。 このデータとkintone内にあるプロジェクトにかかる経費情報を組み合わせればプロジェクトごとの経費/採算管理が行えます。
課題あるある
- プロジェクトごとの採算管理までなかなか手を付けられていない
- 進行中プロジェクトの予算消化率をタイムリーに確認したい
krewDataを使った改善パターン
- プロジェクトごとの予算管理を行う ― 奉行の売上データとkintoneで管理している経費データをプロジェクトコードで突き合わせ、残額や消化率を自動計算します。
プロジェクトごとに予算管理が分かる状態になるため、予算超過の防止や予算を意識した業務の進行ができるようになります。
発注伝票の二重入力や集計に工数がかかる
購買や仕入の業務では、発注依頼をkintoneで管理していても、承認後の発注伝票作成や、その後の商品別集計は別途手作業で行っているケースがあります。
「承認済みの発注データを、あらためて奉行に入力している」「商品ごとの発注金額を確認するために、都度データを集計している」。こうした運用では、同じ情報を複数回扱うことになり、件数が増えるほど入力ミスや集計作業の負担が発生しやすくなります。
課題あるある
- 発注後の進捗が見えにくく、都度確認が必要
- 仕入れ先ごとや商品ごとの発注金額の確認は、毎回手作業で集計している
krewDataを使った改善パターン
- 発注伝票を連携する（kintone→奉行） ― kintoneの発注アプリで承認済みのデータを取得し、仕入先ごとにテーブルへ集約して奉行に発注伝票として連携します。発注依頼から上長承認、伝票作成までがひとつの流れで完結します。
- 発注伝票を商品別に集計する― 蔵奉行クラウドの発注伝票データを取得し、商品コードや商品名をもとに商品別明細テーブルとして仕入先ごとに可視化します。商品ごとに集計した明細がkintone上で確認できるため、どの商品をどれくらい発注しているのかを見える化でき、手作業での集計工数も削減できます。
承認済みデータをそのまま伝票化できることで「もう一度入力する」手間がなくなり、自動集計により、発注量の偏りや仕入判断の遅れにも気づきやすくなります。
入荷・検品作業で進捗に合わせた情報共有がしたい
商品の入荷時には、入荷ごとに伝票の内容を確認し、検品して仕入データとして登録する必要があります。ただ、入荷伝票は基幹システム、入荷情報の確認と検品後の仕入登録はkintoneで作業者が対応したい場合、現場で入荷伝票をすぐに見られなかったり、作業後に改めて仕入れデータを二重登録するなど手間が発生します。
課題あるある
- 入荷情報が基幹システムにあり、システム間をあちこち行き来している
- 検品後の仕入登録は、作業後改めて入力時間をとる必要がある
krewDataを使った改善パターン
- 入荷伝票を連携する ― 蔵奉行の入荷情報をkintoneに取り込み、発注担当者がすぐに確認できるようにします。入荷情報をkintone上で参照できるため、発注担当者への共有や入荷確認がしやすくなります。
- 検品後に仕入データを作成・連携する ― 入荷情報をもとにkintone上で検品を行い、承認済みのレコードを仕入データとして奉行へ連携します。仕入登録の手入力がなくなります。
入荷や検品などの現場作業後の負担を減らし、「今どこまで進んでいるか」が関係者全員に見える状態を作れます。
奉行連携オプション設定動画
設定方法は動画でもご確認いただけます！
奉行連携オプションを使い始める方法、入力出力の設定方法を解説しています。
まとめ
今回ご紹介した売上集計・予実管理・受注連携・マスタ同期・購買フローの連携は、いずれもシステム間のデータの分断を解消するためのパターンです。 すべてを一度に取り組む必要はありません。まずは自社で一番手間がかかっている業務から始めてみるのがおすすめです。
krewDataの奉行クラウド連携についての詳細は下記からご確認いただけます。
≫ 奉行クラウド×kintone連携の詳細はこちら
参考情報
今回ご紹介した改善パターンを収録したシナリオ集をダウンロードいただけます。
是非お手元において、今後の改善の参考にしてみてください！
≫ krewData奉行連携シナリオ集 ダウンロード
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設定詳細はヘルプサイトをご確認ください。
≫ krewDataヘルプサイト（奉行連携）
