2月6日にkrewDataをアップデートしました。今回のアップデートではこちらの変更がありました。本記事では、新機能の2つに関して解説します。
新機能
- SharePointのファイル入出力サポート
- 文字列（1行）をユーザー選択フィールドに変換できる（フィールドタイプ変更コマンド）
改善項目
- 外部ファイル入力コマンドの改善
- 読み込み範囲指定の改善
- プレビューファイル設定の改善
- kintoneアップデートへの対応（フロントエンド基盤の刷新）
【新機能１】SharePointのファイル入出力サポート
これまでサポートしていたOneDrive、Dropbox、Box、GoogleDriveをサポートに加えて、SharePoint内のファイルも同様にkrewDataで扱うことができるようになりました。
具体的には、外部ファイル入出力フォルダ内に「ファイル入力 – SharePoint」が追加され、このコマンドを介してSharePoint内のファイルデータを取得できます。
【活用例】次年度に向けて策定した予算データをkintoneに取り込む
部門や科目数が多くなる予算管理では、複数のレコードを一括で編集したり、年間の集計値を見ながらの編集操作ができると効率的にデータ作成ができます。この部分でExcelを活用している方も多いと思います。
ここでは、このようなシナリオを想定して活用例をご紹介します。
1. SharePointで共有したファイルを複数部門の関係者で共有
2. 予算を作成する
3. 作成した予算をkintoneに取り込んで管理する
※余談ですが、kintoneで案件や経費などの実績データを管理している場合には、同じくkrewDataを使って予算と実績の対比を行い、達成状況（消化状況）を確認するようなこともできますよ。ご参考まで。
予算Excel
SharePointで予算用のExcelファイルを管理しています。
ファイルの中身はこのようになっています。事業部ごとに年度の予算を立てるためのExcelです。
kintoneでCSVファイルからデータを取り込む時も同じですが、krewDataでデータを取り込む時にもある程度シンプルなファイルにしておく必要があります。今回は、このように加工を加えて読み込み用のファイルを作成しました。
krewDataでSharePoint内のファイルデータを取得
SharePoint内のファイル等をkrewData側で指定して、意図したファイルが取得できるよう設定します。ほかのクラウドストレージですと、ファイルが格納されている「フォルダ」を指定しますが、SharePointの場合には「サイト」を指定するようになるのが異なる点です。
プレビューで確認すると、データが取得できていることが分かります。
- 詳細な設定まで確認したい方はドリルをご覧ください。
https://krewdata-drill.mescius.jp/entry/drill-budget-import-fieldtype/ - 外部ファイル入出力機能の使い方を知りたい方はガイドブックをご覧ください。
https://download.krew.mescius.jp/materials/krewdata_externalservicesetting_guide.pdf
【新機能２】文字列（1行）をユーザー選択フィールドに変換
フィールドタイプ設定コマンドはフィールドタイプを変更できるコマンドです。今回は、同コマンド内で文字列フィールドをユーザー選択、組織選択、グループ選択フィールドに変換できるようにアップデートしました。
【活用例】外部システムから取り込んだデータに含まれるユーザー情報を、ユーザー選択フィールドとして取り込みたい
販売管理システムから出力した仕入れデータ
担当者名列（B列）をユーザー選択フィールドに登録します。
krewDataのフィールドタイプ設定コマンドで文字列をユーザー選択フィールドに変換できるようになりました。
- 詳細な設定まで確認したい方はドリルをご覧ください。
https://krewdata-drill.mescius.jp/entry/drill-filetext-userfield/ - 関連記事
・1レコードずつ管理している担当者単位のレコードを、プロジェクト単位に1レコードに集約する
・社員マスタから当日の日報レコードを自動作成
ワンポイント
- 今回は、表示名とデータに入力された値が同じ場合に変換するような設定を行いましたが、ログイン名などと突き合わせたい場合には、読み込むデータを「ito.momoko」のようにユーザー名になるようにしてください。
- cybozu.com共通管理で管理している表示名/ログイン名と一致させない場合には空白が表示されます。うまくいかない場合、特に表示名の場合には、姓と名の間のスペースの有無、全角か半角かなどがチェックポイントです。
krewのアップデート情報
krewDataのアップデート情報を解説しました。アップデート情報は機能追加がある場合、詳細をご案内したい場合にはこちらのブログで詳細をご案内しています。
過去のアップデートはこちらを参照してみてください。
これまでのアップデート情報
