このブログでは、krewDataで扱える入力元データについてまとめています。具体的な利用パターンもご紹介しますので、kintoneを使ったデータ活用推進をご検討の際は参考にしてみてください。
krewDataはデータを入出力するためのプラグインなの?
データの入出力方法の紹介の前に、krewDataの機能概要について整理します。
kintoneのプラグインを複数比較されている方であれば、「データの編集や集計」と「データの連携」を切り分けて検討している方もいらっしゃるかもしれません。
krewDataの特長は、コアの部分に「データの自動編集・加工」があり、その編集のためのデータの取り扱いとして「複数のアプリ」を指定したり、外部データ連携が可能になったりしているというイメージです。単純なデータ取り込みももちろんできますが、どちらかというとその後に必要になるデータ編集を自動化するためのプラグインという位置づけです。
以下でご紹介する利用例も、データの連携後の「編集」も含めたユースケースがメインとなります。 ぜひ実際の業務をイメージしながらご覧ください!
krewDataできるデータ入出力3パターン
それでは、実際にkrewDataで利用できるデータの入出力方法を見ていきます。
krewDataではデータ編集フローを設定する際、入口となる「データ入力元」と出口となる「データ出力先」を指定します。
業務に応じて、入力データはアプリ・出力先はExcelファイル、というように入口と出口は組み合わせてご利用いただけます。
アプリ間集計で予実管理や発注管理をスムーズに実施
先ほど記載したようにkrewDataはデータの編集加工がメインのアプリです。編集に特化させた例でいえば、kintoneの単一アプリのデータを複雑な関数や自動採番機能などを使って編集し、また元のアプリに戻すという使い方もできます。
しかし、kintoneを使い込んでいくと単一アプリのデータ集計だけでは賄えない業務も発生します。その時に使えるのが、krewDataによる複数アプリの集計です。
よくある利用例は下記のようなパターンです。
・予算アプリに実績アプリのデータを統合して『予実管理アプリ』として出力する
・受注アプリと品目マスタアプリを突き合わせて不足在庫を『発注管理アプリ』に出力する
・旅費精算アプリと支払建替アプリを集計して『経費予算アプリ』に出力する
予実管理アプリの設定画面を例にご紹介すると、実際の構成はこのようになります。
入力元のアプリとして予算管理アプリと実績管理アプリを指定し、データを結合、部門用と全社用にそれぞれデータを編集し、2つのの予実管理アプリに出力します。
この時、データの引用元として指定できるアプリは2つに限りません。
実績管理アプリが3つ、4つと細分化されていたとしても、全アプリを入力元に指定すればデータの結合・集計ができます。
そして、出力先として設定するアプリも複数設定できますので、部署別などでフィルタリングをかけて情報を絞って出力することも可能です。
krewDataの活用例をもっと知りたい方は、krewData厳選シナリオ集をご覧ください。
この後ご紹介する利用例も含め多数のシナリオをご用意しております。
≫ krewData厳選シナリオ集
https://download.krew.mescius.jp/materials/krewdata_scenarios.pdf
ゲストスペースのアプリは使えるの?
入力元として指定するアプリは、ゲストスペースに配置したものも利用できます。
例えば、仕入れ先ごとにゲストスペースを作成して発注管理アプリを用意してやり取りするようなケースでは、発注情報を改めて統合・集計する作業が発生しがちです。
活用例として、社内で検収用にアプリを作成し、ゲストスペースの発注情報を取りまとめる方法もご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
クラウドストレージ内のデータを使った基幹システム連携
krewDataでは、クラウドストレージに格納されたExcelファイルやCSVファイルの入出力機能も持っています。対象となるクラウドストレージは、現時点では、OneDrive・Dropbox・Box・GoogleDrive・SharePointの5つ。
これらのストレージ内に格納されたファイルをkrewDataで指定して取り込むことで、kintone内のデータと併せて編集加工することができます。(もちろん、取り込んだデータをそのままアプリ化するというシンプルな設定も可能です)
取り込み時には、krewDataの設定画面でクラウドストレージのアカウントにサインインし、フォルダと入力したい項目を指定します。
ファイル形式は、Excelファイル・CSVファイル・Googleスプレッドシートで、入力だけでなく出力も可能です。
こうしたクラウドストレージの活用は、既存の基幹システムとの連携や脱Excelしきれない業務とkintoneをつなげる役割を果たします。
具体的な利用例としては、下記のようなものが挙げられます。
・基幹システムのマスタデータを同期する
・Excelで作成した請求書(帳票)をkintoneに取り込む
設定の詳細はこちらの解説ページでご覧いただけます。
CData Connect Cloudを使ったデータ連携
krewDataできる、もう一つの外部連携方法として「CData Connect Cloud」からの入力があります。
kintoneを使いこなしている企業様でも、専門性の高い基幹システムや取引先との兼ね合いで特定のシステムは継続利用するというケースは発生しますよね。そんな時、クラウドデータの連携やデータ接続を可能にする統合コネクティビティプラットフォームであるCData Connect Cloudが使えれば、高度なデータ連携作業もノーコードで行うことができます。
CData Connect Cloudが対応するSaaS・クラウドDBは170種類以上。お使いの業務システムがCData Connect Cloudに対応していれば、krewDataを使ってkintone内にデータを取得しアプリ化することができます。
設定の流れは、CData Connect Cloudで自社の基幹システム等、必要なシステムへのConnectionを作成し、krewData側ではCData Connect Cloudへのサインインやデータソースの指定を行います。
代表的な利用例として、PCAクラウド商魂・商管との連携例をご紹介します。
※CData Connect CloudはCData Softwareが提供するクラウドサービスです。利用するには別途利用料金が必要です。
外部データ連携の応用パターン
ExcelからExcelへ、kintoneを介して自動データ集計
krewDataの外部データ入出力を応用すれば、Excelデータを取り込んでkintone内でデータ編集し、再びExcelとして出力することもできます。
一例として、いわゆる「神Excel 」と呼ばれる形式のデータの取り込みと再保存をご紹介します。
神Excelとは、データの再利用を考えず帳票などの形式に合わせてセルを設定したExcelファイルのことです。
こういったファイルは印刷して利用する場合などには有利ですが、集計がしにくいため、せっかく貯めたデータが活用されずに眠ってしまうことがデメリットになります。krewDataでは、クラウドストレージに格納された神Excelを読み込み、必要なフィールドを整理、再度Excelファイルとしてクラウドストレージに戻す自動編集を組むことができます。
設定例では特定のセルを項目整理してそのままファイルに書き出していますが、取り込んだデータにkintoneアプリの情報を結合・集計して出力することも可能です。
データ化を諦めてしまっていたExcelファイルも、成形作業を自動化することで活用しやすいデータへと生まれ変わらせることができます。
別ドメインのkintoneからデータを移管
双方のkintoneでkrewDataを使っている場合は、krewDataだけで別ドメインのkintoneからデータの移管や連携をすることもできます。
やり方は、データ移行したいkintone同士をクラウドストレージを介してつなげるイメージです。
社内で複数のkintoneアカウントを契約しガバナンスを重視したものの一部データは定期集計したい、関連会社のkintoneともデータを共有して管理業務を行いたい、などの要件がある場合も、クラウドストレージを介したデータ連携が一つの手段となります。
krewDataでのデータ連携を試してみませんか?
トライアル期間中でも連携テストが可能です。
krewDataをはじめとしてkrew3製品では30日間の無料トライアルをご利用いただけます。
トライアル時に役立つコンテンツ
・基本機能を学べるチュートリアル
・基礎から応用まで利用例が学べるkrewDataドリル
・オンラインヘルプ
その他、活用のヒントはこちらのページからご覧いただけます。
≫ 活用応援サポートページ
トライアル期間中でも、外部連携のテストが行えますので実際の挙動をお手元でご確認いただくことができます。
krewDataでのデータ連携にご興味をお持ちの方は是非お試しください!